Kuva: Anni Savolainen
Tervehdys boffauskansa! Olen Ville Halminen ja toimin tämän vuoden Sotahuudon järjestäjätiimissä infravastaavana. Pyrin siis huolehtimaan muun muassa siitä, että alueella on bajamajoja, vesitonkat pysyvät täysinä heinäkuisessa auringonpaahteessa ja että alueelta löytyy tarvittavat rakennelmat tapahtuman järjestämiselle. Omalle boffausuralleni mahtuu yhteensä 12 Sotahuutoa, joista kaksi olen päässyt päättämään syleilemällä Neiti Kilpistä. Nyt on selkeästi tullut aika antaa rakkaalle lajille jotain takaisin ja siirtyä kilpirivistä radiopuhelimen ääreen.
Keskeisenä vastuualueenani ennen Sotahuutoa on myös osallistuminen tapahtuman budjetin suunnitteluun ja varustehankintoihin. Tätä tehdessäni olenkin päässyt hahmottamaan tapahtuman kulurakennetta ja Sotahuudon järjestämisen taloudellista puolta. Sotahuutoon on nyt enää joitakin viikkoja, joten ajattelimme avoimuuden nimissä julkaista ylätason erittelyn siitä, mihin rahaa Sotahuudon järjestämisessä menee ja mistä sitä kulujen kattamiseksi tulee.
Kuten Santtu käsitteli ensimmäisessä blogitekstissämme, järjestetään Sotahuuto tänä vuonna 18. kertaa. Ensimmäisinä vuosina tapahtuman osallistujamäärä kasvoi valtavaa tahtia, mutta vaikutti vakiintuneen ennen koronavuosia n. 600-650 kävijän tienoille. Järjestäminen on useimmiten pyritty toteuttamaan joko täysin ilman katetta tai hyvin marginaalisella voitolla, koska tapahtuman kävijämäärän kasvua on haluttu tukea suhteellisen halvalla hinnalla. Luonnollisestikaan hinta ei ole voinut pysyä aina samana, koska järjestämiseen liittyvät kustannukset ovat markkinatalouden (lue: alati nousevien hintojen) uhreja. Vuokran muodostaessa ison osan menoista, valittu sijainti vaikuttaa merkittävissä määrin tapahtuman kokonaiskustannuksiin.
Tämän vuoden Sotahuudon osallistumismaksu on 40 euroa. Järjestäjätiimi toimii arvioidun budjetin raameissa ja kaikki tapahtumaan liittyvät kulut eivät tietenkään ole vielä toteutuneet, mutta jos tuon osallistumismaksun jakaisi arvioidun budjetin perusteella, koostuisi se suunnilleen seuraavanlaisista osista:
Aluevuokra: 11,2 €
Jätehuolto (roska-astiat, bajamajat): 6,4 €
Vapaaehtoistyövoiman kulut: 6 €
Hankinnat (rannekkeet, flaijerit, paristot yms.): 5,2 €
Vakuutukset (osallistujille ja järjestäjille): 3,1 €
Tapahtuman rakenteet (linna, teltat, info): 2,5 €
Mönkijän vuokra ja kaikki bensakulut: 1,6 €
Propit: 1,2 €
Muut: 2,8 €
Alueen vuokra ja hygienia- sekä jätehuoltokulut kattavat itsessään lähes puolet kaikista tapahtuman menoista. Jollekin saattaa herätä kysymys siitä, miksi “vapaaehtoistyövoiman” kustannukset ovat kokonaisuudessaan kolmanneksi suurin menoerä; Vapaaehtoisten rekrytointi etenkin järjestyksenvalvonta- ja EA-tehtäviin on varmasti haaste, jonka kanssa jokaisen lähivuosina järjestetyn Sotahuudon järjestäjät ovat joutuneet painimaan. Tässä menoarviossa tuohon hintaan ei sisälly yhtäkään tuntityöhön palkattua henkilöä, vaan kulut syntyvät vapaaehtoistyövoimalle tarjottavista eduista, toisin sanoen ilmaisesta tapahtumasta, ruokailusta ja t-paidasta. Osa hankinnoista on monivuotisia ja useammassa tapahtumassa hyödynnettäviä esineitä, osa taas pelkästään yksivuotisia menoja. Monivuotisia ovat esimerkiksi paviljonkiteltat ja megafonit, vuosittain uusittaviin menoihin kuuluu esimerkiksi palosammuttimien tarkastukset ja EA-välineiden täydentäminen.
Ruokailu on Sotahuutoon osallistuvalle taistelijalle merkittävä osa omaa viikonlopun budjettia, mutta tapahtuman järjestämisen kannalta ruokailu on läpilaskutettava tuote. Se tarkoittaa sitä, että tapahtuma itse ei tee sillä minkäänlaista voittoa. Ruokailupalvelun tarjoaja kilpailutettiin tänä vuonna ja Sotahuudon 2023 tulee muonittamaan itsekin useissa Sotahuudoissa taistellut Sami Törmänen. Samin terveiset voit lukea hänen blogitekstistään.
Kokonaisuudessaan Sotahuuto pyritään vuonna 2023 järjestämään n. 18 000 € budjetilla. Budjetin toteuma tiedetään tarkalleen vasta joitakin viikkoja tapahtuman jälkeen, kun viimeisetkin laskut on maksettu ja voidaan todeta että mitään uusia menoja tapahtumaan liittyen ei enää ole tulossa.
Sotahuudon tulot ovat lähes yksinomaan osallistujamaksujen varassa. Tuosta 18 000 € budjetista jotakuinkin 95 % odotetaan tulevan yksinomaan vain ja ainoastaan erilaisista osallistujamaksuista. Tämän vuoksi on tärkeä pystyä arvioimaan tapahtuman lopullinen osallistujamäärä jo hyvissä ajoin. Osallistujamäärää on pyritty arvioimaan kyselemällä joukkueiden avainhenkilöiltä jo alkuvuodesta, kuinka monta taistelijaa heidän ryhmistään on Sotahuutoon osallistumassa. Koska iso osa boffauskansasta aktivioituu Sotahuutoa varten n. 12 tuntia ennen tapahtuman alkua ja matkalle mahtuu monenlaisia yllätyksiä, joukkueiden arviot eivät tietenkään ole kiveen hakattuja. Vaikka arvioitu osallistujamäärä onkin tehty turvallisen harkinnan mukaisesti, elää budjetti täysin osallistujamäärän mukana. Loput tuloista syntyvät oheistuotteiden, eli paitojen ja tänä vuonna myös julisteiden, myynnistä.
Tämän vuoden budjetti on rakennettu sen oletuksen ja arvion pohjalle, että Sotahuutoon saapuu yhteensä 500 henkilöä. Tällä tarkoitetaan kaikkia osallistujia, eli täyttä hintaa maksavien lisäksi tähän kuuluvat alennusryhmät: ensikertalaiset, palaavat taistelijat, ulkomailta saapuvat sekä huoltohenkilöt. Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli tapahtuman osallistujamäärä (positiivisen) yllätyksellisesti räjähtää esimerkiksi kuuteensataan, jää tapahtuman järjestämisestä ylijäämää, jolla pystytään varmistamaan Sotahuudon järjestäminen myös tulevina vuosina sekä palkitsemaan korvaamattoman arvokasta vapaaehtoistyötä tekevät henkilöt Sotahuudon kaatajaisilla. Kaatajaisista kiinnostuneille vinkki: vapaaehtoisia kaivataan vielä, erityisesti järjestyksenvalvojiksi ja jousitarkastajiksi. Vapaaehtoishakuhan löytyy täältä!
Koko järjestäjätiimin puolesta siis toivonkin, että ottakaa Ilmoportaali haltuun jo hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja ilmoittakaa ryhmänne mukaan Suomen suurimpaan pehmomiekkailutapahtumaan hetimiten!
EN 
FI